Sidans innehåll:

Övergripande information
Kommuner
Frågor och svar
Datafilsbeskrivning
Dokument

Övergripande information

SCB har påbörjat ett projekt för att effektivisera rapporteringen av undersökningen Räkenskapssammandrag för kommuner (RS kommun). I projektet så tittar vi på möjligheten att insamlingen av undersökningen ska göras på uppgifter som är mer av en ”rådata”- karaktär och som förhoppningsvis skulle innebära färre manuella steg vid rapporteringen. Inom projektet planerar vi inte för att ta bort den excelblankett som används idag vid insamling av uppgifterna.
Det kommer löpande att uppdateras om projektet. Denna sida är under uppbyggnad.

Kommuner

I projektet mot undersökningen Räkenskapssammandrag för kommuner testas nu en datafilsbeskrivning som kan möjliggöra insamling via fil.

I april hölls en digital informationsträff med en öppen inbjudan för alla kommuner om detta projekt tillsammans med Sveriges kommuner och regioner, SKR. På mötet deltog också Rådet för kommunala analyser, RKA. Frågor och kommentarer som inkom under det här mötet besvaras i avsnittet Frågor och svar på denna sida. Fler frågor och svar kommer att publiceras eftersom.

Ett antal kommuner ingår i en referensgrupp med syfte att stötta SCB i arbetet med framtagandet av datafilsbeskrivningen genom att testa att ta fram uppgifter enligt datafilsbeskrivningen och diskutera förutsättningar för filinlämning.

Frågor och svar

Hur vill ni att man anmäler sig till referensgrupp?
Mejla ellen.holmlund@scb.se om intresse finns att ingå i vår referensgrupp

Är tanken att det så småningom ska bli krav på filinlämning?
I dagsläget har vi ingen plan på att det ska bli krav på filinlämning. Vår förhoppning är dock att filinlämning kommer att vara sättet att lämna uppgifter på i framtiden.

Vore inte det enklaste om varje kommun lämnar in sin huvudbok på verifikationsnivå till SCB när bokslutet är klart?
Det finns fortfarande behov av att uppgifterna måste följa vissa standarder för att SCB ska kunna använda sig av en lösning som gäller alla kommuner. Finns standarderna tydligt på plats och efterföljs ökar möjligheterna för andra sätt att samla in uppgifter på.

Vi har inte riktigt förstått vinsten med filinlämning. Normerad kodplan löser väl det mesta?
Normerad kodplan löser verkligen det mesta. SCB har däremot behov av att effektivisera arbetet kring datahantering och insamling så vi försöker hitta sätt som underlättar det arbetet också.

Hur tänker man kring mindre kommuners manuella fördelningar avseende ålder för vård och omsorg?
Den del av bokföringen som behöver fördelas ska anpassa till filstrukturen enligt datafilsbeskrivningen.

Vi har många fördelningar som det går inte göra i huvudboken. Vad ska man göra med de fördelningar om man vill skicka via fil?
Den del av bokföringen som behöver fördelas ska anpassa till filstrukturen enligt datafilsbeskrivningen.

Hur hanteras fördelningar? Exempelvis feriejobb som ska fördelas ut på olika verksamhetsrader just i RS.
Den del av bokföringen som behöver fördelas ska anpassa till filstrukturen enligt datafilsbeskrivningen. Det är en fördel om man som kommun håller isär sitt interna behov och RS-behovet. Man bör redovisa allt under året på korrekt verksamhetskod enligt RS instruktioner. Sedan kan man ha egna interna koder för sitt interna behov. Detta kommer inte med i RS-rapporteringen.

Har ni max 4 siffror på konto? Eller använder ni även 5 siffriga?
I datafilsbeskrivningen som testas nu ska konto vara 4 positioner och i exporten av en fil bör kontona följa den strukturen. I redovisningen går det bra att använda sig av fler positioner och underkonto. Antal positioner av konto, verksamhet och motpart enligt datafilsbeskrivningen testas och kommer utvärderas i det fortsatta arbetet.

Vi har underkonton på femte positionen, skulle det inte fungera i er fil?
I datafilsbeskrivningen som testas nu ska konto vara 4 positioner och i exporten av en fil bör kontona följa den strukturen. I redovisningen går det bra att använda sig av fler positioner och underkonto. Antal positioner av konto, verksamhet och motpart enligt datafilsbeskrivningen testas och kommer utvärderas i det fortsatta arbetet.

Det skulle alltså inte fungera att aggregera till rätt antal positioner om det ligger rätt fast underindelat? Måste man komma ner till det där antalet positioner enligt datafilsbeskrivningen?
För den fil som testas nu är kravet 4-positioner konto, 4-positioner verksamhet, 3-positioner motpart, kategorisering av drift och investering (för konto 3XXX-7XXX och 8520) och belopp i kronor.

Hur kan man göra elimineringar av exempelvis interna transaktioner i filen? I vår kommun har vi många interna transaktioner som måste elimineras i driftfliken i RS.
Materialet i filen är exklusive "intern-interna" poster. Antingen tas detta bort i exporten, eller efteråt i själva filen. Solna har gjort vissa justeringar direkt i filen under testarbetet.

Hur säkerställer man att det konteras korrekt? Räcker ju inte att ha en bra kodplan.
Oavsett insamlingssätt behöver SCB och SKR varje år arbeta med att förtydliga beskrivningarna av konto, verksamhet och motpart. Kravet på kommunens interna kontroll för att säkerställa en korrekt redovisning kvarstår.

Kommer man kunna använda kommunnyckeln?
I den fil vi har testat hittills så är det inte tänkt att kommunnyckeln kommer att användas.

Finns det möjlighet att mappa upp som man gör idag i kontrollfliken?
Nej kontrollfliken kommer inte skapas utifrån materialet på fil. Däremot finns det en idé i detta projekt att skapa en sammanställning/återrapport att kunna skicka till kommunen efter inskick av uppgifterna.

Innebär den tänkta lösningen att ek sys-leverantören behöver bygga en export av hela bokföringen, motsvarande SIE, i ett fördefinierat format(csv, etc)? Vet inte hur krävande det kan vara systemmässigt, men det låter enklare än det uppladdningsförfarande vi har idag där mottagande RS-fil eventuellt inte är komplett uppdaterad och där redovisar differenser etc.
Som kommun behöver man ta fram ett arbetssätt så man kan exportera ut sin bokföring enligt den framtagna datafilsbeskrivningen. I nuläget är det CSV eller TXT som vi arbetar med. Om man behöver involvera sin systemleverantör är svårt att svara på. Eventuellt finns funktionalitet redan i ekonomisystemen. Här behöver vi på SCB dock mer information från kommunerna hur svårt eller enkelt det är att ta fram filen. En av de sakerna där referensgruppen blir värdefull.

Finns det tankar på att ha blanketten som en webblankett där man kan fylla i stället för excel? Där man skulle kunna importera siffror från fil per grupp/block eller liknande.
I vårt arbete med att testa en lösning där RS rapporteras på fil har vi inte tittat på att lägga in RS i en webblankett. Vårt mål är att minska de manuella stegen vid rapportering.

Har ni funderat på möjligheten att använda XBRL i utvecklingsarbetet med filinlämning till undersökningen?
Vi har fokuserat på den fillösning som vi testar nu som inte är i XBRL-format. Filen är fortfarande under uppbyggnad och test och formatet kan diskuteras.

Datafilsbeskrivning

Den senaste versionen av datafilsbeskrivningen som testas nu finns att hämta här.
Datafilsbeskrivning (xlsx). Observera att datafilsbeskrivningen är under utveckling och det här inte är en slutgiltig version.

Fler versioner kan komma att publiceras och när det finns en slutgiltig version kommer det att skrivas ut tydligt.  

Dokument

SCB:s presentation om projektet mot undersökningen Räkenskapssammandrag för kommuner från informationsträffen i april.
Presentation april (pptx)